Les clés pour bien choisir son PMS
Le PMS (Property Management System) est un logiciel de gestion opérationnelle d’établissement, généralement utilisé dans le domaine de l’hôtellerie. Il s’agit du meilleur investissement que peut faire un hôtelier, car il simplifie grandement le travail du personnel tout en apportant des gains de productivité conséquents. Mais, pour cela, il faudrait choisir le bon. Voici quelques questions que vous devez absolument vous poser avant de choisir un logiciel de gestion hôtelière.
Le logiciel a-t-il toutes les fonctionnalités qu’il faut pour la gestion hôtelière ?
C’est la première question à se poser. Vous devez choisir votre logiciel hôtelier en fonction de vos besoins. Il est donc nécessaire de les définir en amont, et de rechercher les fonctionnalités nécessaires pour y répondre. Il est conseillé de lister toutes ses attentes avant de contacter un fournisseur.
Lors de la comparaison des différentes solutions qui s’offrent à vous, vous devez ensuite, vérifier si tous les besoins listés sont couverts. Si c’est le cas, ce sont les fonctionnalités supplémentaires qui pourront vous orienter dans votre choix.
Il est recommandé d’opter pour un logiciel de gestion hôtelière qui offre un maximum d’options. L’outil que vous choisirez doit être complet (booking engine, gestion des plannings et réservations, facturation, envoi automatique d’e-mail, réalisation des analyses et des reportings, gestion automatisée du suivi client, yield management, etc.).
Le logiciel offre-t-il une interface utilisateur simple ?
Vous devez vous assurez que le logiciel offre une interface unique, simplifiée, concise et intuitive. En effet, il doit vous permettre de gagner du temps, d’avoir un accès simple et rapide aux tâches les plus courantes de votre exploitation et favoriser la fluidité et la rapidité d’exécution des tâches. Votre logiciel de gestion hôtelière doit pouvoir gérer au quotidien, l’ensemble de vos opérations que soit le CRM, le Channel Manager, le POS, les réservations ou la facturation (plus de détails sur http://www.gataka.fr)
S’agit-il d’un logiciel Cloud ?
La mobilité est aujourd’hui primordiale, surtout pour la gestion d’un hôtel. Le Cloud vous permet d’accéder à la plateforme en ligne, quelle que soit votre position géographique, et ce, à tout moment et sur n’importe quelle interface (téléphone mobile, tablette, PC, borne, Caisse, etc.). Grâce à leur flexibilité, les logiciels de gestion hôtelière Cloud sont des outils essentiels qui vous aident à améliorer vos performances et votre efficacité au quotidien.
De plus, un logiciel Cloud vous donne plus de garantie qu’un logiciel installé en local. En effet, ils prennent souvent en charge toute la chaîne (partie logiciel, serveurs, bande passante etc.) et mutualisent les coûts sur de nombreux clients. Et comme la tarification du Cloud suit souvent le modèle d’affaire SAAS, qui se présente sous forme d’abonnement mensuel, cela permet de réduire considérablement les coûts d’accès.
Le logiciel de gestion hôtelière est-il sécurisé ?
Il est indispensable de s’assurer que les logiciels de gestion hôtelière proposés par vos potentiels prestataires sont sécurisés, car votre hôtel a la responsabilité de sécuriser ses données client. Même si vous n’êtes pas un spécialiste en sécurité informatique, vous devez tout de même effectuer certaines vérifications.
D’abord, il faut vérifier que la solution respecte les réglementations en vigueur (NF 525, PCI DSS, RGPD…) et que vous êtes seul propriétaire des données client. Par ailleurs, elle doit avoir une politique de sécurisation des mots de passe, mais également de données, et vous donner la possibilité de supprimer des fiches clients sans impacter vos rapports financiers et d’occupation.
Le logiciel de gestion hôtelière que vous aurez choisi doit également vous donner certaines garanties, notamment le chiffrage des données de cartes de crédit, l’anonymisation des fiches clients dans la base de données.