Le stockage des archives, une véritable problématique pour l’entreprise
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Du fait de son activité, l’entreprise produit chaque année des centaines, voire des milliers de documents. Et plus la structure est grande, plus le volume de documents à stocker reste important. Le problème se complexifie davantage d’autant plus que l’entreprise est légalement tenue de conserver ses documents pendant 2 à 30 ans. Dans ces conditions, quelle est la solution la mieux adaptée pour un entreposage efficace ? Réponse dans la suite.
Quels sont les risques liés à l’archivage sur site ?
C’est certainement la première idée et la plus évidente qui vient à l’esprit de l’entreprise, créer son propre local de stockage. Si la démarche peut sembler logique, il n’en demeure pas moins qu’elle comporte de nombreuses limites, mais également une foison de risques.
D’autant plus qu’un local d’archivage peut être très rapidement saturé. Par ailleurs, il faut parfois embaucher du personnel supplémentaire pour classifier et gérer les archives. Entre les armoires et les systèmes de rayonnages fixes, les directions générales doivent constamment investir en mobilier d’archivage.
Ce n’est pas tout puisque le local d’archivage devra être parfaitement isolé, ventilé et parfois climatisé pour éviter toute dégradation des documents. Et justement, ces derniers ne sont pas à l’abri d’une destruction volontaire ou d’un sinistre (incendie, inondation, etc.).
L’externalisation du stockage de ses archives
Réussir à stocker ses archives (comptabilité, commerciales, ressources humaines …) passe indéniablement par la location d’un espace prévu pour l’effet. Avec une solution de stockage sur mesure, l’entreprise peut aisément louer l’espace dont elle a besoin en profitant au passage d’une tarification adaptée.
L’autre avantage réside dans le fait qu’un centre de stockage est mieux sécurisé. En plus des accès sécurisés, l’entreprise appréciera la présence de systèmes anti-incendie et de mesures de vidéosurveillance. Et pour couronner le tout, vos documents seront conservés dans les conditions optimales.
Ainsi, ils sont mis à l’abri des nuisibles (rats, souris, termites, etc.), mais également de l’humidité et de la moisissure. Vous pourrez les conserver aussi longtemps que vous le voudrez sans mettre en péril l’activité de votre entreprise. Et pour davantage de praticité, il est préférable de miser sur une solution de stockage qui offre la possibilité de gérer en ligne ses archives. Ainsi, en quelques clics, vous pourrez découvrir l’ensemble de vos documents archivés.