Comment faire un tableau de gestion des archives ?

Comment faire un tableau de gestion des archives ?

Considérées comme un élément de preuve, les archives représentent l’ensemble des documents envoyés, produits ou reçus par les services d’une entreprise. Déclinées sous la forme courante, intermédiaire et la forme définitive, les archives concourent à la bonne gestion de la structure. Compte tenu des objectifs de l’entreprise, il s’avère important d’effectuer une gestion saine des archives par la mise en place d’un système de gestion efficace. Découvrons dans la suite de cet article comment effectuer la gestion des archives d’une structure.

Présentation de la gestion des archives

La gestion des archives concerne la mise en place d’un système permettant de classer de manière minutieuse et organisée toutes les archives de la structure. Disposant d’une fonction de preuve, les archives peuvent servir aux entreprises lors d’un procès afin de justifier d’un paiement, d’un contrat ou de l’exécution d’une obligation. Les archives peuvent également être utilisées comme mémoire en servant de référence à la prise de décisions stratégiques pour l’entreprise.

Pourquoi mettre en place un tableau de gestion des archives ?

La mise en place d’un tableau de gestion des archives aide la structure à avoir le contrôle automatique des différents documents archivés. Ce système octroie un gain de temps conséquent puisque l’on arrive à retrouver en un temps record tous les documents produits ou reçus, y compris ceux datant de plusieurs années. De plus, le tableau de gestion des archives aide à maintenir les documents importants dans les archives et permet de procéder à la destruction des autres. Ce système permet également de protéger les archives en évitant toute perte ou détérioration tout en aidant à la bonne conservation définitive des archives sensibles de l’entreprise.

Tableau de gestion des archives : Mise en œuvre

Étant élaboré suivant des règles précises, le tableau de gestion des archives doit être suivi par des professionnels en archivage ; le but étant de permettre à la structure de disposer d’une organisation optimale de ses documents. La mise en œuvre constituera à effectuer au préalable le point complet des archives de l’entreprise, quels que soient l’année, la destination et le volume.

À la suite de cette étape, il sera question de mettre en place un logiciel assurant la gestion électronique de vos archives afin de faciliter les recherches de documents. L’étape suivante concerne l’installation d’un plan de classement suivant vos activités ; le but est de servir de référence.

Ce plan de classement répertorie l’ensemble des archives qui sont classées suivant les différentes activités exécutées dans l’entreprise. Il constitue la structure de base sur laquelle se pose l’archivage. De ce fait, sa conception doit suivre des règles de sécurité afin de garantir une gestion des archives efficace.

• Le tableau de gestion des archives peut être constitué de plusieurs colonnes renseignant sur :
• le type de documents archivés
• le délai de conservation puisque tout document dispose d’une durée d’utilité en entreprise
• la finalité afin de savoir si certains documents seront détruits ou conservés dans les archives définitives.

Selon les documents que vous produisez, il est possible de rajouter d’autres colonnes permettant un archivage plus détaillé et précis. Par ailleurs, ayant un caractère évolutif et étant d’une grande importance, ce tableau doit être mis à jour suivant les différentes transformations dans la structure.